Tietosuojakäytäntö

Rekisteri- ja tietosuojaseloste

Tämä on yrityksen Vahva keho ja mieli, EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) mukainen rekisteri- ja tietosuojaseloste. Laadittu 15.7.2024. Viimeisin muutos 15.7.2024.

1. Rekisterinpitäjä

Yritys: Vahva keho ja mieli

Y-tunnus:2136832-2

Osoite:Puistonperä 3 a 3, 33800 Tampere

2. Rekisteristä vastaava yhteyshenkilö

Riina Vähäkainu

hyvinvointivalmentajariina@gmail.com

0503600162

3.Kerättävät tiedot: Yrityksen asiakasrekisteri, etunimi, sähköposti ja puhelinumero

4. Oikeusperuste ja henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukainen oikeusperuste henkilötietojen käsittelylle on
- henkilön suostumus 
- sopimus, jossa rekisteröity on osapuolena
- rekisterinpitäjän oikeutettu etu 

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus on yhteydenpito asiakkaisiin, asiakassuhteen ylläpito, markkinointi kun siihen on saatu asiakkaalta erikseen lupa. Lupa pyydetään aina erikseen emmekä käytä markkinoinnissa asiakkaan nimeä enkä muita tietoja, ainoastaan asiakaspalautteita jos asiakas antaa siihen luvan.

Tietoja ei käytetä automatisoituun päätöksentekoon tai profilointiin.

EU yleinen tietosuoja-asetus (GDPR) asettaa useita oikeusperusteita henkilötietojen käsittelylle. Tietosuoja-asetuksen mukaiset oikeusperusteet löytyvät GDPRartiklasta 6. Alla on yhteenveto oikeusperusteista:

GDPR, Artikla 6: Käsittelyn lainmukaisuus

1. Suostumus: Rekisteröity on antanut suostumuksensa henkilötietojensa käsittelyyn yhtä tai useampaa erityistä tarkoitusta varten.
2. Sopimuksen täytäntöönpano: Käsittely on tarpeen sopimuksen täytäntöön panemiseksi, jossa rekisteröity on osapuolena, tai toimenpiteiden toteuttamiseksi ennen sopimuksen tekemistä rekisteröidyn pyynnöstä.
3. Oikeudellinen velvoite: Käsittely on tarpeen rekisterinpitäjälle kuuluvan lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi.
4. Elintärkeiden etujen suojaaminen: Käsittely on tarpeen rekisteröidyn tai toisen luonnollisen henkilön elintärkeiden etujen suojaamiseksi.
5. Julkinen etu tai julkinen valta: Käsittely on tarpeen yleistä etua koskevan tehtävän suorittamiseksi tai rekisterinpitäjälle kuuluvan julkisen vallan käyttämiseksi.
6. Oikeutettu etu: Käsittely on tarpeen rekisterinpitäjän tai kolmannen osapuolen oikeutettujen etujen toteuttamiseksi, paitsi jos tällaiset edut ovat ristiriidassa rekisteröidyn perusoikeuksien ja -vapauksien kanssa, jotka edellyttävät henkilötietojen suojaa, erityisesti jos rekisteröity on lapsi.

Lisätietoja ja koko lakitekstin voi lukea suoraan GDPR, esimerkiksi Euroopan Unionin viralliselta verkkosivustolta. Tämä asetus on keskeinen tietosuojalainsäädännössä ja sen ymmärtäminen on tärkeää kaikille organisaatioille, jotka käsittelevät henkilötietoja EU

5. Rekisterin tietosisältö

Rekisteriin tallennettavia tietoja ovat: henkilön etunimi, yhteystiedot (puhelinnumero, sähköpostiosoite), verkkoyhteyden IP-osoite, tunnukset/profiilit sosiaalisen median palveluissa, tiedot tilatuista palveluista ja niiden muutoksista, laskutustiedot, muut asiakassuhteeseen ja tilattuihin palveluihin liittyvät tiedot.

Asiakasrekisterin Tietosisältö

1. Perustiedot

   • Etunimi
   • Sähköpostiosoite
   • Puhelinnumero
   • Syntymäaika

2. Asiakassuhdetiedot

   • Asiakkuuden alkamispäivämäärä
   • Asiakkuuden päättymispäivämäärä (jos soveltuu)

3. Tilaus- ja maksutiedot

   • Tilatut tuotteet/palvelut
   • Tilausten ajankohdat ja määrät
   • Maksutiedot (maksutapa, laskutustiedot)
   • Maksuhistoria ja maksukäyttäytyminen

4. Kommunikointitiedot

   • Asiakaspalautteet ja -kyselyt
   • Sähköpostiviestinnän tiedot (uutiskirjeet, kampanjat)
   • Puhelin- ja chat-keskustelujen tiedot
   • Tapahtumahistoria (esim. reklamaatiot, asiakaspalvelupyynnöt)

5. Markkinointi- ja viestintätiedot

   • Suostumukset ja kiellot (esim. markkinointisuostumukset)
   • Markkinointikampanjoiden osallistumistiedot
   • Asiakaskyselyiden ja -tutkimusten vastaukset

6. Käyttötiedot

   • Käyttäjäprofiilin tiedot (käyttöasetukset, kiinnostuksen kohteet)
   • Verkkosivuston käyttöön liittyvät tiedot (esim. evästeiden keräämät tiedot)

7. Tekniset tiedot

   • IP-osoite
   • Laitteen tunnistetiedot
   • Selaimen tyyppi ja versio

Tietojen Säilytysaika

Valmennussuhteen aikana säilytämme asiakkaasta kerättyjä taustatietoja, kuten fyysisen kunnon mittaustietoja, joita käytämme kuntosaliohjelman rakentamiseen. Valmennuskerroista pidämme raporttia ainoastaan etunimellä, jotta asiakasta ei voida tunnistaa tietojen perusteella. Asiakastiedot säilytetään rekisterissä kolmen vuoden ajan, minkä jälkeen tiedot tuhotaan asianmukaisesti ja turvallisesti hävittämällä.

Verkkosivuston vierailijoiden IP-osoitteita ja palvelun toiminnoille välttämättömiä evästeitä käsitellään oikeutetun edun perusteella mm. tietoturvasta huolehtimiseksi ja sivuston vierailijoiden tilastotietojen keruuta varten niissä tapauksissa, kun niiden voidaan katsoa olevan henkilötietoja. Kolmansien osapuolten evästeille pyydetään tarvittaessa suostumus erikseen.

6. Säännönmukaiset tietolähteet

Rekisteriin tallennettavat tiedot saadaan asiakkaalta mm. www-lomakkeilla lähetetyistä viesteistä, sähköpostitse, puhelimitse, sosiaalisen median palvelujen kautta, sopimuksista, asiakastapaamisista ja muista tilanteista, joissa asiakas luovuttaa tietojaan.

Yritysten ja muiden organisaatioiden yhteyshenkilöiden tietoja voidaan kerätä myös julkisista lähteistä kuten verkkosivuilta, hakemistopalveluista ja muilta yrityksiltä.

7. Tietojen säännönmukaiset luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Tietoja ei luovuteta säännönmukaisesti muille tahoille. Tietoja voidaan julkaista siltä osin kuin niin on sovittu asiakkaan kanssa.

Tietoja voidaan siirtää rekisterinpitäjän toimesta myös EU:n tai ETA:n ulkopuolelle. Tietoja ei siirretä Yhdysvaltoihin ilman rekisteröityjen nimenomaista suostumusta.

Mikäli luovutat henkilötietoja eri tahoille, kerro tässä mahdolliset vastaanottajat tai vastaanottajaryhmät (myös henkilötietojen käsittelijät/alihankkijat), niihin liittyvät henkilötietojen käsittelyn tarkoitukset sekä siirtoperusteet, jos tietoja siirretään EU:n ulkopuolelle.

8. Rekisterin suojauksen periaatteet

Rekisterin käsittelyssä noudatetaan huolellisuutta ja tietojärjestelmien avulla käsiteltävät tiedot suojataan asianmukaisesti. Kun rekisteritietoja säilytetään Internet-palvelimilla, niiden laitteiston fyysisestä ja digitaalisesta tietoturvasta huolehditaan asiaankuuluvasti. Rekisterinpitäjä huolehtii siitä, että tallennettuja tietoja sekä palvelimien käyttöoikeuksia ja muita henkilötietojen turvallisuuden kannalta kriittisiä tietoja käsitellään luottamuksellisesti ja vain niiden työntekijöiden toimesta, joiden työnkuvaan se kuuluu.

9. Tarkastusoikeus ja oikeus vaatia tiedon korjaamista

Jokaisella rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus tarkistaa rekisteriin tallennetut tietonsa ja vaatia mahdollisen virheellisen tiedon korjaamista tai puutteellisen tiedon täydentämistä. Mikäli henkilö haluaa tarkistaa hänestä tallennetut tiedot tai vaatia niihin oikaisua, pyyntö tulee lähettää kirjallisesti rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa).

10. Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet

Rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus pyytää häntä koskevien henkilötietojen poistamiseen rekisteristä ("oikeus tulla unohdetuksi"). Niin ikään rekisteröidyillä on muut EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukaiset oikeudet kuten henkilötietojen käsittelyn rajoittaminen tietyissä tilanteissa. Pyynnöt tulee lähettää kirjallisesti rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa).

Loppusäännökset

1. Tekemällä sähköisen tilauksen verkkosivustolla Vahvakehojamieli. Asiakas vakuuttaa olevansa tietoinen kaikista henkilötietosuojaehdoista ja hyväksyy ne täysimittaisesti;

2. Asiakas hyväksyy nämä säännöt valitsemalla valintaruudun tilauskaavakkeessa

3. Rekisterinpitäjä voi päivittää nämä säännöt milloin tahansa. Uusi, päivitetty versio on julkaistava tällä verkkosivulla.

Nämä säännöt tulevat voimaan 15.7.2024